宏善.康乐源享老中心  XX养老院会议管理制度  第一章                                                                                           总则第一条  为规范会议内容和程序，统一会议管理模式，提高会议效率，特制订本制度。第二章                                                                                           适用范围第二条  本制度适用于XX养老院各部门，会议管理事项按照本制度规定严格执行。各部门结合实际情况，如另有规定的，经院综合行政部批准执行，并提交行政后勤部备案。第三章                                                                                           会议分类第三条  定期会议：即例行会议，指本颐养院各级部门按规定定期召开的会议。（一）  院长办公会会议主持：院长时    间：每季度一次地    点：会议室参会人员：行政管理人员、相关部门负责人。内    容：各部门负责人对阶段性工作作小结分析，提出相关问题。传达经营战略、以及相关问题的解决方案。审议重要规章制度，对重大问题决策进行讨论。（二）、月度行政例会会议主持：院长  （院长因其他工作，即由副院长主持）时    间：每月一次地    点: 会议室参会人员: 各部门负责人内    容: 通报上月度管理目标完成状况,部署下月度管理工作重点;研究审议会议议题.(三) 院办周例会会议主持: 院长时    间: 每周一次地    点: 会议室参会人员：行政管理人员，各部门负责人内    容: 总结本周工作,提出下周工作计划与目标,对工作中的重点、难点问题进行讨论，协助部门提出解决方法。（四）半年工作会议会议主持：院长或副院长时    间: 半年一次地    点: 会议室参会人员：全体工作人员（除值班、休息人员外）内    容: 上半年经营管理工作情况总结、批评与表彰；通报下半年经营管理工作目标、计划和要求。（五）年度工作会议：由行政后勤统一安排。时    间: 每年一次地    点: 大会议室参会人员：全体员工、（值班人员除外）、老人（自理老人）内    容: 对上年度经营管理工作情况作出总结与表彰，通报本年度经营管理工作目标、计划和要求；对年度先进工作者及团体进行表彰。（六）晨会：有各部门统一安排时    间：每日晨间地    点：各部门办公室参会人员：部门全体工作人员内    容：对工作中存在问题的提出和解决，工作交接、部门负责人对当天工作进行安排，同时对部门提出的问题给予帮助解决。第四条  不定期会议：指会议召开时间没有明确规定，可根据实际需要组织召开的会议。（一）老人代表会议会议主持：院长或副院长地    点：会议室参会人员：全体老人代表、相关部门负责人内    容：广泛听取老人对院管理工作及其他工作的建议和意见，同时讲解宣传中心的相关规定、对老人提出的建议和问题作出解释和解决办法。(一)     院办会临时会议会议主持：院长（或委托他人）地    点：会议室内    容：颐养院营运特殊重大事宜。注：各类会议具体要求详见《会议安排一览表》（附件1）  第四章                                                                                           会议流程第五条  会议流程包括：会议申请、会前准备、会议服务及会议执行。详见《会议流程图》（附件2）第六条  会议申请：由会议召集人向行政后勤部提出。第七条  会前准备会前准备工作包括：会议场地、会议通知、会议资料、设备设施等。由会议组织部门负责落实，行政后勤部配合执行。（一）  会议场地1、行政后勤部负责会场布置，并安排专人进行会场服务和会场清理工作。2、使用会议室，应由会议组织部门到行政后勤部填写《会议预约登记表》（附件3），明确会议使用时间、会议室布置要求（包括环境布置、座位安排等）、物质准备等。租赁会议场地，提出书面申请经批准后，由行政后勤部统一安排。（二）会议通知1、行政后勤部负责发布会议通知。会议通知应包括：会议名称、内容、时间、地点、议程、参会人员等内容。2、会议组织部门应就会的相关条件、要求、与有关部门事先协调，落实参加人员，并收集有关的资料与建议，以提高会议效率；重要会议须提前2天进行通知，以确保主要参会人员如期出席。（三）会议资料   行政后勤部协同会议组织部门进行会议资料的准备，包括《会议签到表》（附件4）、会议议程及其他相关资料。（四）设施设备1、行政后勤部根据《会议预约登记表》的使用要求进行设施设备准备。2、使用会议室应保持清洁卫生，爱护各类设施、设备，一切公物未经行政后勤部许可，不得搬离会议室。第八条   会议服务：包括会前支持、会场服务、会后清理。（一）会议组织部门应将会议要求（包括会议服务事项、要求及预算等）提前告知行政后勤部，以便统一安排。（二）行政后勤部根据会议需求提供会务支持保障（包括：组织接待、分发会议资料、录音、拍照、摄像、会场茶水服务等。茶水应每隔15分钟添加一次），以确保会议顺利进行。（三）会议工作人员应提前30分钟到达会场，检查会场布置情况（包括：灯光、音响、投影仪等设备室否正常，席位排列是否有误，会议资料是否按规定摆放整齐），发现问题应立即采取补救措施。（四）会议结束后，会议组织部门应通知行政后勤部对电源、窗户、座椅摆放、清洁卫生等进行检查、整理。第九条    会议执行（一）  会议文件1、会议纪录 （1）会议组织部门须指定专人作会议记录，将会议的的基本精神、发言情况、讨论结果等事项记录清楚。 （2）记录人员应按照规定格式的《会议记录》（附件5）进行整理后发至与会人员，并及时归档。 （3）应根据会议重要程度及会议记录情况，整理会议纪要文件或简报。2、会议纪要 （1）会议纪要与院规章管理制度具有同等的效力，详见《公文管理》办法。 （2）会议纪要由会议组织部门负责拟写，与会议结束后3个工作日内报院长签发。（二）执行办理1、由会议组织部门协同执行部门根据会议记录要求、会议纪要精神传达到相关责任人，严格落实会议议定事项。2、会议组织部门对会议执行情况进行督导并纳入绩效考核范畴。 第五章   会议纪律第十条  要求（一）会议于开始前5分钟进行签到，与会人员必须按时参加会议。（二）会议前应将手机设至静音状态，如需接打电话不得影响会议进程，违者罚款30元/次。（三）与会人员应自觉遵守会议纪律，不得无故缺席、迟到、早退（参照《考勤管理制度》严格执行。其中，无故缺席按旷工处理）；因特殊情况不能参会的，须向会议主持人请假；会议期间离场，须征得会议最高领导人同意。缺席人员，应由会议组织部门或委派参会人员对会议内容进行传达。（四）会议发言应言简意赅，参会人员不得交头接耳；未经会议主持人批准，不得在会议中间插入其他议题。（五）不宜公开的会议内容应根据《保密协议》（详见《保密制度》）严格执行，禁止私下传播。第十一条  违纪处理（一）会议期间如出现违纪现象，应根据《员工奖惩条例》进行处罚。（二）会议结束后，由会议组织部门对会议的违纪情况进行通报，并填写《奖惩通知单》，财务会计部按照《员工奖惩条例》收取处罚金，提交人力资源部备案。 第六章   会议档案第十二条  会议档案包括：会议通知、会议签到表、会议记录、会议纪要、影响录音资料和图片。第十三条  会议召集人指定专人进行会议资料的整理。院长办公会、月度运营例会、年度工作会议由行政后勤部负责存档；专题例会、部门周例会、季度半年工作会由会议组织部门存档。 第七章   附则第十四条  本制度由综合行政部负责解释。第十五条  本制度自发布之日起实施。 附件：1、《会议安排一览表》2、《会议流程图》附表：1、《会议预约登记表》2、《会议签到表》3、《会议记录》
附件 1会议安排一览表 序号会议种类会议时间会议组织会议主持会议参加人员会议主要内容1月度行政例会每月1次6-10日行政后勤院长各部门负责人 通报并分析上月度管理目标完成状况,部署下月度的工作重点;研究审议会议议题.2部门周例会每周一次,由部门根据具体情况合理安排相关部门部门负责人部门全体人员或相关人员总结本周工作,提出下周工作计划和目标,对工作中的重点、难点问题进行讨论，寻求解决办法。3季度、半年工作会议每季度或半年1次各相关部门部门负责人部门全体人员及相关人员（半年总结会院长参与）就本季度或上半年经营管理工作情况作出总结、批评与表彰；通报下半年经营管理工作目标、计划和要求4年度工作会议与年会一同召开行政后勤主持人由行政后勤发布通知为准。1.上年度经营管理工作情况作出总结与表彰；通报本年度经营管理工作目标、计划和要求。2.对年度先进工作者及团体进行表彰。5专题会议不定期相关部门院长发布通知为准。根据专题会议议题---通报并分析上月度经营管理目标完成状况，部署下月度的工作重点；研究审议会议议题。   附件2 会议流程图   会场签到会场签到